Contabilidade para arquitetos e engenheiros: regime, Anexo IV e retenções

Um arquiteto que fatura R$ 18 mil em um projeto e emite recibo como pessoa física costuma levar um susto quando chega a declaração de ajuste. Entre o imposto de renda na tabela progressiva e a contribuição previdenciária, boa parte do que ele recebeu nunca foi dele. O mesmo acontece com o engenheiro que presta laudo, acompanha obra ou assina um projeto estrutural e segue recebendo tudo no CPF porque "sempre foi assim". O problema raramente é o preço cobrado. É a forma como o dinheiro entra.

Este texto é para o profissional de arquitetura e engenharia que já tem demanda, já emite recibo ou já abriu uma empresa no susto, e quer entender onde está pagando imposto a mais. Vamos tratar de regime tributário, do Fator R, da diferença entre quem só projeta e quem executa obra, das retenções que o cliente desconta antes de pagar, e dos erros que mais aparecem na prática.

Por que o recibo no CPF cobra caro

Quando o profissional recebe como pessoa física, o valor entra no imposto de renda pela tabela progressiva. A alíquota sobe por faixa e chega a 27,5% sobre a parcela mais alta. Some a isso a contribuição previdenciária (INSS) e o chamado carnê-leão, que exige o recolhimento mensal do imposto sobre o que se recebeu de outras pessoas físicas. O resultado é que, acima de um certo faturamento, a mordida fica pesada e não há muito o que deduzir: o profissional liberal tem poucas despesas aceitas na declaração.

Há ainda um detalhe que pega quem presta serviço para empresa. Ao emitir o Recibo de Pagamento a Autônomo (RPA) para uma pessoa jurídica, o tomador retém imposto de renda na fonte e recolhe a contribuição previdenciária patronal e a do próprio profissional. O dinheiro some antes de chegar, e nem sempre o profissional entende por que recebeu menos do que combinou.

Quando virar PJ compensa

Abrir empresa não é mágica, mas muda a conta. No Simples Nacional, o serviço de projeto é tributado por uma alíquota que incide sobre o faturamento, e essa alíquota tende a ser bem menor do que a soma de IRPF mais INSS sobre o mesmo valor recebido no CPF. Para quem fatura com regularidade, a diferença costuma pagar o custo de manter a empresa com folga.

Exemplo hipotético (números ilustrativos, não é promessa de resultado): um arquiteto que recebe R$ 20 mil por mês como pessoa física pode ver uma fatia relevante virar imposto de renda na faixa de 27,5% mais a contribuição previdenciária. O mesmo profissional, faturando os mesmos R$ 20 mil pela empresa dele no Simples Nacional, recolhe uma alíquota única sobre o faturamento, que no começo da tabela fica em um dígito e sobe conforme o acumulado do ano. A economia anual, nesse tipo de cenário, costuma ser de milhares de reais. O número exato depende do faturamento acumulado, do anexo e do Fator R, que explicamos a seguir.

Vale dizer o que a conta PJ não resolve sozinha: ela não dispensa organização. Com empresa, há obrigações mensais, pró-labore, contribuição previdenciária sobre o pró-labore e declarações a entregar. É por isso que a decisão de abrir PJ anda junto com a escolha de quem vai cuidar da parte contábil. Tratamos dessa decisão com mais calma no texto vale a pena o profissional liberal abrir PJ.

Regime e Fator R: o detalhe que muda o imposto

Dentro do Simples Nacional, serviço de arquitetura e engenharia pode cair em anexos diferentes, e cada anexo tem uma tabela de alíquotas. Os dois mais comuns para projeto são:

• Anexo III - começa em torno de 6% e é o mais vantajoso. É aqui que o profissional quer estar.
• Anexo V - começa em torno de 15,5%, bem mais caro, e é para onde a atividade vai parar quando a folha de pagamento é baixa em relação ao faturamento.

O que decide entre um e outro é o Fator R. Ele é uma conta simples: se a folha de salários da empresa (incluindo o pró-labore do sócio e a contribuição previdenciária) somar 28% ou mais do faturamento dos últimos doze meses, a atividade fica no Anexo III, mais barato. Abaixo de 28%, vai para o Anexo V. Na prática, muitos profissionais de projeto conseguem ficar no Anexo III ajustando o pró-labore de forma correta, e é aí que mora boa parte da economia. Detalhamos o cálculo no artigo Fator R no Simples Nacional para serviços.

Atenção: engenharia e arquitetura também podem cair no Anexo IV

Aqui está o ponto que a maioria dos textos genéricos ignora, e que muda a conta de verdade. Dependendo da atividade, certos serviços de engenharia e de construção podem ser enquadrados no Anexo IV. A diferença crítica do Anexo IV é que a contribuição previdenciária patronal fica POR FORA do DAS, ou seja, a empresa recolhe o INSS patronal separadamente, além da guia do Simples. Isso encarece a folha e muda completamente a comparação entre regimes.

O enquadramento exato não é uma escolha livre: ele depende do CNAE registrado e da natureza real do que a empresa faz. Projetar (elaborar o projeto arquitetônico ou de engenharia) e executar obra (tocar a construção) são atividades diferentes aos olhos do fisco, e podem puxar anexos diferentes. Por isso não existe resposta única para "engenharia é anexo III, IV ou V". A resposta correta é: depende do CNAE e de a atividade ser projeto ou execução. Escolher o CNAE errado aqui custa dinheiro todo mês.

Projetar não é executar obra - e isso muda tudo

Vale separar com clareza dois perfis que o mercado trata como se fossem a mesma coisa:

• Quem projeta - desenha, calcula, assina o projeto, faz laudo, consultoria, compatibilização. Não põe tijolo. Em geral busca o Anexo III via Fator R, e as retenções são mais simples.
• Quem executa obra - contrata mão de obra, compra material, entrega a construção pronta. Aqui entram as regras de construção civil: matrícula da obra no CNO (Cadastro Nacional de Obras), recolhimento de INSS sobre a obra, possível retenção de 11% em cessão de mão de obra ou empreitada, e enquadramento que pode cair no Anexo IV.

Um engenheiro civil que só assina ART e acompanha medição tem uma vida tributária; o mesmo engenheiro que fecha a obra por empreitada global tem outra, bem mais complexa. O erro comum é abrir a empresa com um CNAE de construção quando o profissional só projeta, ou o contrário: abrir como projetista e tocar obras sem cadastrar nada. Os dois custam caro, seja em imposto a mais, seja em problema com a fiscalização.

As retenções que o cliente desconta

Quando o profissional (PF ou PJ) presta serviço para uma pessoa jurídica, o tomador frequentemente retém tributos antes de pagar. Saber disso evita o susto de receber menos que o combinado e, principalmente, evita pagar duas vezes. As retenções mais comuns:

• ISS - imposto sobre serviços, municipal. Dependendo do município e do tipo de serviço, o tomador retém e recolhe para a prefeitura.
• IRRF - imposto de renda retido na fonte sobre o serviço prestado, que depois é compensado.
• INSS (11%) - retenção previdenciária que aparece principalmente em cessão de mão de obra e empreitada quando há obra. Quem só entrega projeto raramente sofre essa retenção; quem executa obra, sim.

Perceba de novo a linha divisória: a retenção de 11% de INSS é um tema de quem executa obra, não de quem só projeta. Por isso é tão importante que o contrato e as notas fiscais descrevam com precisão o que está sendo prestado. Uma descrição mal feita faz o cliente reter o que não devia, ou deixar de reter o que devia, e a conta sobra para o profissional.

Sociedade uniprofissional e o ISS fixo

Há um caminho que beneficia alguns escritórios: a sociedade uniprofissional (também chamada de sociedade de profissionais). Em diversos municípios, quando dois ou mais profissionais da mesma habilitação se reúnem em sociedade e atendem a certos requisitos, o ISS deixa de ser um percentual sobre o faturamento e passa a ser um valor fixo por profissional habilitado no mês. Para um escritório de arquitetura ou engenharia com faturamento alto, isso pode representar uma economia expressiva de ISS.

Não é regra nacional. Cada município define se aceita esse regime e em que condições, e nem todo escritório se encaixa. É um ponto que merece análise caso a caso, porque exige a estrutura societária certa e o registro adequado na prefeitura. Quando se aplica, costuma ser uma das economias mais relevantes para quem está em cidade com legislação favorável.

Os erros que mais aparecem

1. Deixar tudo na pessoa física. O profissional cresce, o faturamento sobe, e ele continua no recibo pagando até 27,5% mais INSS, quando a PJ já compensaria com folga.
2. CNAE errado. Abrir como construtor sendo projetista, ou projetista sendo construtor. O enquadramento travado no CNAE errado joga a empresa para o anexo mais caro ou cria obrigação de obra que não existe.
3. Ignorar o Fator R. Ficar no Anexo V (15,5%) por não organizar o pró-labore, quando bastava ajustar a folha para cair no Anexo III (6%).
4. Não considerar o Anexo IV. Comparar regimes esquecendo que, em certas atividades de engenharia e construção, o INSS patronal sai por fora do DAS e muda toda a conta.
5. Desprezar as retenções. Não controlar ISS, IRRF e INSS retidos leva a pagar imposto duas vezes ou a não compensar o que já foi retido.
6. Executar obra sem cadastrar. Tocar construção sem matrícula CNO e sem recolher o INSS da obra, o que vira passivo na hora da fiscalização.

O que a Ciatos faz, e o que não faz

A Ciatos é contabilidade consultiva. Na prática, isso significa analisar o caso do profissional antes de abrir a empresa: entender se ele projeta ou executa, qual CNAE descreve de verdade a atividade, qual anexo se aplica, se o Fator R fecha, e se a sociedade uniprofissional faz sentido no município dele. Cuidamos da abertura, do registro, das obrigações mensais, do cálculo do imposto e das retenções, e revisamos o enquadramento sempre que a atividade muda.

O que a Ciatos não faz: não promete alíquota mágica sem olhar o caso, não registra a atividade no CAU nem no CREA (isso é do conselho profissional, e cada projeto ou obra exige a sua ART ou RRT assinada pelo responsável técnico), e não assume responsabilidade técnica de projeto ou obra. Nossa parte é a tributária e contábil; a técnica e o registro no conselho continuam com o profissional.

Perguntas frequentes

Arquiteto pode ser MEI?

Não. Arquitetura é profissão regulamentada, com registro obrigatório no CAU, e atividades regulamentadas desse tipo ficam de fora do MEI. O mesmo vale para engenheiro, registrado no CREA. O caminho para esses profissionais costuma ser a abertura de uma empresa no Simples Nacional (ME ou EPP), não o MEI. Quem tenta usar o MEI para faturar como arquiteto ou engenheiro acaba em irregularidade.

Qual o melhor regime para engenheiro?

Para a maioria dos engenheiros que prestam serviço de projeto e consultoria, o Simples Nacional no Anexo III (via Fator R) tende a ser o mais econômico. Mas não é regra fixa: engenheiro que executa obra pode cair no Anexo IV, com o INSS patronal por fora, e em faturamentos altos o Lucro Presumido às vezes se torna competitivo. A resposta certa vem da comparação dos regimes com os números reais da empresa, assunto que tratamos em qual o melhor regime tributário para a minha empresa.

Engenharia é Anexo III, IV ou V?

Depende da atividade e do CNAE. Serviço de projeto e consultoria normalmente busca o Anexo III (quando o Fator R atinge 28% da folha) ou cai no Anexo V (quando a folha é baixa). Já atividades ligadas a construção e execução de obra podem ser enquadradas no Anexo IV, em que a contribuição previdenciária patronal é recolhida por fora do DAS. Não existe uma única resposta para "engenharia": o enquadramento correto sai da análise do que a empresa de fato faz e de como o CNAE está registrado.

Preciso de CNO?

Se você executa obra, sim. O CNO (Cadastro Nacional de Obras) é a matrícula da obra e vem acompanhado das regras de construção civil, incluindo o recolhimento do INSS da obra. Se você apenas elabora o projeto e não toca a construção, em geral não há matrícula de obra no seu nome por aquele serviço. A dúvida sobre precisar ou não de CNO é justamente o sinal de que vale separar com clareza o papel de projetista do papel de construtor antes de abrir ou ajustar a empresa.

Conclusão

Arquiteto e engenheiro quase nunca pagam imposto demais por falta de trabalho. Pagam por receberem da forma errada: tudo no CPF, no CNAE que não descreve a atividade, fora do Anexo III por não cuidarem do Fator R, ou ignorando as retenções e as regras de obra. Cada um desses pontos tem solução, e a soma deles é a diferença entre entregar quase um terço do que se ganha e reter a maior parte de forma legal.

Se você quer entender em qual regime está, se o seu enquadramento está correto e quanto dá para economizar no seu caso específico, veja a nossa página para prestadores de serviço e fale com a Ciatos. Analisamos o seu faturamento, separamos projeto de obra e mostramos a conta antes de qualquer decisão.

time técnico Ciatos